作成日：2024年12月26日 / 最終更新日：2025年12月23日
昨今インバウンド観光客が急増する中、ホテル客室に忘れ物をする外国人の数も増えています。国内在住のゲストであれば、着払い発送で気軽に郵送することが可能ですが、海外居住のお客様へ返送を依頼された場合は、ちょっと手続きが面倒なのも事実。
最近ではそんなホテル側の需要に応え、「忘れ物を海外発送してくれる」サービスも出てきています。それだけ、忘れ物の処理に困っているホテルや民宿も多いのでしょう。今日は対応が少し複雑な、海外発送時の注意点についてまとめたいと思います。
夜間対応や日々の運営業務を一人で
抱えているオーナーの方へ
予約確認、問い合わせ返信、チェックイン案内、鍵の受け渡し、清掃手配、レビュー確認。
宿が順調に動いていても、それを支えるためにオーナー自身が動き続けている状態では、休まる時間がなくなります。
特に夜間対応まで自分で行っている場合、
精神的な負担は大きくなりがちです。
この状態を改善するには、問い合わせ対応やチェックイン、清掃調整などを仕組み化し、
自分が常に動かなくても回る体制をつくる必要があります。
マイズインバウンドに無料相談するメリット
- 夜間対応を含む日々の業務をどこまで減らせるか分かる
- 問い合わせ対応、鍵対応、清掃手配などを外部に任せる方法を整理できる
- 無人チェックインや自動メッセージ送信など、省力化の方法を確認できる
- 自社対応を減らしても運営品質を保つ方法を相談できる
- オーナーが現場に張り付かなくても回る仕組みを検討できる
宿の運営を長く続けるためには、オーナー自身が疲れ切らない体制づくりが欠かせません。
まずは無料相談で、負担を減らす方法を具体的に整理してください。
1. 忘れ物発見時に必要な確認事項
沖縄県を中心にホテル・民泊を運営している弊社ですが、外国人のお客様より忘れ物の海外発送を依頼されるケースも少なくありません。弊社では基本的に、下記の取り決めのもと忘れ物対応を行っています。
①忘れ物を見つけたら、清掃担当者から部屋番号・写真と共に忘れ物を報告してもらう
②忘れ物についてゲストへ写真付きで連絡（定型文テンプレートを作っておくと便利）
※ゲストへ連絡をする際には、郵送希望の場合は住所と電話番号を記載の上返信をするように依頼しておきましょう。保管期限も明記しておくことで、連絡がない場合は期限後スムーズに破棄することが可能です。
郵送を希望の場合は、ゲストへ着払い発送となることを伝え、発送完了時に追跡番号や到着日をお知らせしておくとよいでしょう。
2. 海外発送料金をあらかじめ決めておき、ゲストに「先払い」してもらう
海外発送の場合は、日本の郵便のように着払いができません。そのため、まず忘れ物を持って郵便局等へ行き、発送料金を確認する必要があります。もちろんホテル負担で送るわけにもいかないので、料金を確認した後ゲストへ連絡し支払い完了を待つ必要があり、手間がかかる作業です。
そこで、弊社ではそんな手間を省くために、海外発送の場合のゲスト負担額をあらかじめ決めており、忘れ物発見時には下記の発送金額をご案内しています。
[海外発送手数料の例]
小型 書類パック 1kgまで 1,800円
中型 2kgまで 60cm以内 3,800円
大型 5kgまで 80cm以内 5,800円
ここで重要なのが、実際の海外発送手数料よりも、少し高めに料金を請求しておくこと！
というのも、海外発送にトラブルはつきもの…。万が一送り手側のミスで返送されてしまった場合でも、あらかじめ多めに料金を徴収しておくことで、再発送時の負担が減ります。
ゲストには実際の手数料以外にも、サービス料を含めて料金を設定していることをお伝えすれば納得してもらえます。
3. 必ずEMSで発送しよう
海外発送を依頼された場合、郵送手段には、EMS・航空便・SAL便・船便など色々な手段がありますよね。ただ忘れ物を送る場合は、必ず EMSで送りましょう！
EMSなら最速でお届けできるだけでなく、EMSで発送した場合のみ、万が一アイテムが返送されても返送手数料がかからないんです。
EMSを含めた海外発送方法は郵便局の公式サイトをご参照ください。
4. 海外の住所・電話番号は必ずダブルチェック
海外の住所を英語で書く際は、間違えていないか不安になりますよね。日本とは住所を書く順番も違うので、特に通りの番号や家番号と郵便番号を混同しないよう、必ずゲストへ郵便番号も別途確認しましょう。
国によって表記順が変わる事もありますが、通常下記のような順番で記入します。
- 受取人名
- 家やアパートメント、オフィスの名称と部屋番号
- 通りの名前と番号
- 市、州など
- Postal Codeの欄に郵便番号（海外ではZip codeと呼ばれる事も）
国名、電話番号はそれぞれの欄に記入
郵便局へ行く前に、「国際郵便マイページサービス」を利用してあらかじめ伝票を作成することも可能です。このサービスは、PC・スマートフォンに対応しています。
もし発送をお願いするスタッフが海外発送に慣れていない場合などは、依頼する前に国際郵便マイページサービスから伝票を作っておき、伝票のPDFファイルと一緒に依頼することもできます。あとはスタッフが郵便局へ行く前にPDFファイルを印刷するだけなので、発送時の手間を軽減することができます。
5.日本とは全然違う！？不便な海外の郵便事情
私は現在トルコ在住で、今までに何度か日本からEMSで国際郵便を受け取ったことがありますが、どれもスムーズに届いたことがありません。海外では、日本みたいに不在時に一度電話をくれたり、不在伝票を置いて再配達を依頼できるケースも少ないはず。そのため、受取手が責任を持って追跡をかけて、配達状況を確認する必要があります。
ちなみに私は、不在の場合に一度も連絡をもらったことがありません。ですので、今まで自力で最寄りの郵便局もしくは集荷場まで足を運び、追跡番号を伝えて荷物を探してもらいました。最寄りの場所で一時保管されるのも大体3日〜最大1週間くらいなので、追跡を忘れてしまったら、あっという間に大都市にある国際交換局まで返送されるので注意が必要です。
海外発送後は、ゲストに追跡番号を伝えて、あとはご自身の責任で受け取ってもらいましょう！
海外発送は、送る側も受け取る側もひと手間かかる面倒な作業です。忘れ物がないのが1番ではありますが、どうしてもゲストから海外へ送ってほしいと連絡があった場合は、上記の注意点を確認しながら対応してみてくださいね。
夜間対応や日々の運営業務を一人で
抱えているオーナーの方へ
予約確認、問い合わせ返信、チェックイン案内、鍵の受け渡し、清掃手配、レビュー確認。
宿が順調に動いていても、それを支えるためにオーナー自身が動き続けている状態では、休まる時間がなくなります。
特に夜間対応まで自分で行っている場合、
精神的な負担は大きくなりがちです。
この状態を改善するには、問い合わせ対応やチェックイン、清掃調整などを仕組み化し、
自分が常に動かなくても回る体制をつくる必要があります。
マイズインバウンドに無料相談するメリット
- 夜間対応を含む日々の業務をどこまで減らせるか分かる
- 問い合わせ対応、鍵対応、清掃手配などを外部に任せる方法を整理できる
- 無人チェックインや自動メッセージ送信など、省力化の方法を確認できる
- 自社対応を減らしても運営品質を保つ方法を相談できる
- オーナーが現場に張り付かなくても回る仕組みを検討できる
宿の運営を長く続けるためには、オーナー自身が疲れ切らない体制づくりが欠かせません。
まずは無料相談で、負担を減らす方法を具体的に整理してください。
トルコ在住のリモートワーカー。リゾートホテル・旅行代理店勤務を経て、現在マイズインバウンド株式会社にて、無人ホテル・民泊運営代行のカスタマーサポート業務を担当。お客様の旅が快適でハッピーな思い出になるようお手伝いさせて頂きます。