公開日: 2023年6月1日

最終更新日 : 2024年11月27日

昨今コロナの影響もあり、人件費を抑えながら、チェックイン・チェックアウト手続きを非対面化する宿泊事業者も増えてきました。有人→無人ホテル運営へ移行する際、物理キーの受け渡しからスマートキー（電子錠）へと変更するオーナー様もいらっしゃるのですが、今回は物理キーを遠隔・非対面で管理することができる「Keycafe（キーカフェ）」についてご紹介したいと思います。

1. Keycafe（キーカフェ）とは？

皆さん、Keycafe(キーカフェ)についてご存知でしょうか？現在弊社では、この便利すぎるキーボックスを複数の戸数を持つ無人ホテル運営の際に導入しています。

簡単に言えば、お客様がホテルに到着後アクセスコードを入力することで、このキーボックスのキャビネットが自動で空き、物理キーが受け取れるという革新的なシステムです！

キーカフェを利用することで、スマートロックを取り付けることなく、物理キーでお部屋を運用をしながら非対面・無人での鍵の受け渡しが可能となるのです。

さらにキーカフェの素晴らしいところは、様々なPMSと連携しているということ！Airbnbをはじめとし、Airhost、HotelSmart、suitebookなどと連携させることで、チェックイン手続きに必要なオペレーションを自動化することもできるのです。

弊社では、Airhostとキーカフェを連動させることで、鍵を受け取るためのアクセスコードを自動送信するなど、業務を簡素化することができています。

キーカフェ導入に関する費用やメリット・デメリットに関しては、下記のブログでまとめておりますのでぜひご覧ください！

【Keycafe】スマートホテル・無人ホテルの鍵の受け渡しに最適！初期費用を抑えて最短で導入可能なIoTキーボックス

今回は、そんな次世代のIoTキーボックスの実用例を元に、宿泊事業における実践的な使い方や、鍵が受け取れないトラブルが起こった時の対処法などをご紹介したいと思います。

2. スマートホテル・無人ホテルでのキーカフェ利用方法

 

【チェックイン時】ゲストがキーカフェで鍵を受け取る流れ

まずは、ゲストが鍵を受け取る流れをご説明します。

弊社では、キーカフェを室内のチェックインカウンタースペースに設置し、その隣にはチェックイン手続きを行うタブレットを置いています。

まず到着したゲストには、タブレットでチェックイン手続きを行って頂くのですが、それらの手続きが完了すると、タブレット上に滞在するお部屋番号とキーカフェのアクセスコードが表示される仕組みになっています。（弊社ではAirhostと連携をしているので、チェックイン手続き後、メッセージでもお部屋番号とアクセスコードが自動送信される設定にしています。）このアクセスコードはゲストごとに毎回自動で変更される為、セキュリティ上も安全です。

次に、キーカフェの右下部分にあるタッチパネルを使って、鍵を受け取る方法をご説明します。

※鍵を受け取った後は、自動で開いた鍵キャビネットの蓋を必ず閉めてもらいましょう。

【チェックアウト時】鍵の戻し方

チェックアウト時の鍵の戻し方は簡単！鍵についているキーフォルダーをキーカフェ右下のスキャン位置にタッチするだけでOKです。

清掃スタッフの鍵の利用方法

無人ホテル運営の際、清掃会社に清掃業務を委託したり、オーナー様や関係者の方にも鍵を共有したりする場面が発生するかと思います。

宿泊利用のお客様には「アクセスコード」を使った鍵の受取り方法をまとめましたが、次は清掃スタッフを始めとする運営側での受取り方法をいくつかご紹介します。

① 事前にキーコードを共有する方法

まずご紹介するのは、事前に鍵に紐づけられているコードを共有し、そのキーコードを使って鍵を取り出す方法です。このコードは変更しない限り常時同じコードになります。

※鍵の所有・管理者がキーコード機能を有効にしている場合、利用できる方法となります。

　ゲストが鍵を受け取るのと同じ手順で、簡単な操作方法です。

下記の手順の通りキーコードを入力し、「受け取る鍵の名前」を選択すれば、入室したいお部屋の鍵が入ったキャビネットが自動で開く仕組みとなっています。

清掃スタッフが鍵を受け取る際におすすめの方法です。

② キーカフェアプリ（または携帯ブラウザ）から操作する方法

他にも、携帯から操作して鍵を受け取る方法があります。この場合、キーカフェ管理画面も共有することになるため、建物の管理者などに限定して利用することをおすすめします。

3. キーカフェ管理画面の使い方

 

次に、管理者の運用方法を説明していきたいと思います。

実際に無人ホテルで運用する際に1番重要なのは、キーカフェにきちんと鍵が入っているかの確認作業です。鍵の受け取りや預け入れは、もちろんオンタイムで管理画面から確認することができますが、ゲストや清掃スタッフが鍵を返却し忘れることもあります。

当日チェックイン予定のゲストが鍵を受け取る際、鍵が入っていない！受け取れない！とならないように、必ず入庫状況の確認をしましょう。

＜鍵の入庫確認方法＞

まずは、キーカフェの管理画面にログインします。

①「SmartBox」をクリック。

②「鍵キャビネット」を選択する。

③   右欄にキーカフェの中に入っている鍵が表示される。

※チェックイン開始時間までに、必ず③の箇所に鍵が入っているか確認しましょう。

＜鍵の履歴確認方法＞

① 「鍵」をクリックすると、鍵の一覧が表示される。

　　※ゲストや清掃スタッフが鍵を受け取ると「出庫された鍵」と表示が出ます。

② 「履歴を確認」を選択。

③ 右欄に鍵の履歴が表示される。

　※ここでいつ・誰が・どのキャビネットから鍵を受け取ったか、預け入れたかが分かるようになっています。

＜アクセス権コードの解除方法＞

何らかの理由で、鍵を受け取るためのアクセスコードを利用できないようにすることも可能です。

鍵キャビネットに不具合が生じた場合に利用停止にしたり、通常の鍵の預け入れ・受け取りに利用せず、小さな忘れ物を保管したりすることも可能です。

①「SmartBox」を選択。

②「トラブルシューティング」をクリック。

③「鍵キャビネットの設定」へ進む。

まず、利用停止もしくはロックをかけたい鍵キャビネットを③の一覧から確認します。

下記のようなマークが右側に表示されているので、利用方法に応じてマークをクリックしてください。

ロック中や利用停止中マークを選択した後、通常通り利用を再開したい場合は、有効マークのボタンをクリックするだけでOKです。

4. 鍵が受け取れない！？トラブル発生時の遠隔対処法

キーカフェを利用する宿泊事業者が増える一方、お客様は初めてキーカフェから鍵を受け取るケースがほとんどです。あらかじめ、鍵が受け取れないトラブルを想定した上でサポートをしていきましょう。

お客様から「鍵が受け取れない！」と連絡があった時は、まず下記の点を確認しましょう。

✔️事前にお送りしたチェックイン方法をご確認いただけているか

✔️キーカフェの正しいアクセスコードが入力されているか

　（OTAの予約番号等を勘違いして入力される方もいらっしゃいます。）

誤ったアクセスコードが入力されている場合は、お電話やメールで正しいアクセスコードをお伝えし、再入力していただくことで解決することがほとんどです。

＜遠隔解錠方法＞

ゲストから状況をヒアリングする中で、何かキーカフェに不具合があるかもしれません。そんな時に、お客様をお待たせすることなく遠隔でキャビネットを開ける方法もあります。

①「SmartBox」をクリック。

②「鍵キャビネット」を選択する。

③  右欄にキーカフェの中に入っている鍵が表示される。

④  遠隔解錠したいお部屋の鍵マークをクリックする。

⑤ 下記のようなメッセージがポップアップされたら、「ワンタッチ開錠」をクリック。

⑥ 管理画面でワンタッチ開錠をクリックすると、現地のキーカフェ本体右下にある丸いボタンが青→紫色に変わり点滅するので、色が変わってからゲストにボタンを押してもらう。

⑦ ゲストが鍵を受け取ると、管理画面にこのようなメッセージがポップアップされるので、「削除」ボタンをクリックする。

機械慣れしておらず手こずってしまう方や、何らかの問題がある場合は、この遠隔開錠の操作をすることでお待たせすることなく鍵を受け取ってもらうことができます。

遠隔操作の最中に、鍵キャビネットが何らかのトラブルで開かない！なんてことも考えられますので、同じお部屋の予備鍵を用意しキャビネット内に入れておくと安心です。

＜オフライン解錠方法＞

次に、キーカフェの電波（接続）に問題があり遠隔開錠ができない場合に、オフラインで開錠する方法をご紹介します。

まずは、ホスト側の操作方法になります。キーカフェ管理画面でオフラインコードを取得した後、ゲストに流れを案内します。

【ホスト側の操作】

①「SmartBox」をクリック。

②「トラブルシューティング」を選択。

③「鍵キャビネットを開ける」に進む。

④ 鍵を受け取りたい部屋をクリックする。

⑤ オフライン開錠コードをコピーし、ゲストにお伝えする。

⑤の操作では、下記画像のように①の数字（オフライン開錠コード）をコピーした後に、②のマークをクリックすることで使用済み線が引かれます。

　　　　　　　　　　　　

オフライン開錠コードは、セキュリティ上1回しか使えないため、必ず使用済みのマークをつけることを忘れないようにしましょう。

【ゲスト側の操作】

ゲストには、キーカフェ本体の右下部分にあるタッチパネルを使って操作していただきます。

上記の操作方法をゲストにご案内し、トラブルシューティングへと進んでいただいた後、ホスト側の操作で説明した「トラブルシューティングコード」をゲストに入力してもらいます。

そうすると、電波がないオフラインの状況でも鍵キャビネットが開くシステムになっています。

口頭やメッセージで案内すると時間がかかってしまう場合があるので、画像付きの操作方法を資料にまとめておき、トラブルがあった時にいつでもゲストに送信できるようにしておくのがおすすめです。

＜再起動方法＞

遠隔開錠やオフラインでの開錠方法がうまくいかない場合の最終手段は、キーカフェ自体をリセットすることです。

①キーカフェタッチ画面の右下にある「黒い小さなボタン」を押して、再起動する。

この再起動のプロセスは、数分お待たせする可能性があるので、何をやってもうまくいかない・接続が悪い時にトライする方法となります。

※ トラブル発生時は、極力お待たせしない順番で遠隔サポートすることをおすすめします。

いかがだったでしょうか？今回は、実際にキーカフェを使って無人ホテル運営をする弊社ならではの視点で、運用方法やトラブル対処方法をまとめてみました。

ハイテクなセルフチェックイン方法に戸惑うお客様も多々いらっしゃいますので、お電話やメール、LINEなどでいつでもゲストからのお問い合わせにお答えできる体制を整えておくことも大切です。

無人ホテル運営の際、リモートでもしっかり鍵の管理やゲストのサポートができる【Keycafe（キーカフェ）】をぜひ利用されてみてくださいね。