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ホテル・民泊 時短テク5選

最終更新日 : 2022年3月15日

ホテル業に従事されている方や民泊をご自身で切り盛りされている方は、夏の繁忙期になると顧客対応に追われて忙しい日々が続きます。日々の業務効率を1分1秒でも縮める事ができれば、余裕が生まれ、ゲスト対応も丁寧になって顧客満足度もあがるでしょう。そこで本日は、ほんの少しだけ日々の業務を時短できるテクニックをご紹介!一つでも取り入れる事ができれば残業もなくなるかも!?

Google日本語入力

日本語入力ソフトなんてパソコン購入時に標準でインストールされているものを利用している方がほとんどでしょう。それを今すぐ「Google日本語入力」に乗り換えてください。それだけで時短になります。

このソフトで便利なのは、予測機能。ある単語を入力すると、次に続くであろう言葉を予測して入力候補にあげてくれます。あとはそれを選択するだけで入力が完了します。いちいち全文打つ必要が無い為、各単語単語で時短ができて結果的に大きな節約になります。

通常の日本語入力ソフトにも同様の機能があるかもしれませんが、そこはさすがGoogle様、ビッグデータを持っているだけあって予測変換の制度が正確です。

無料なので一度お試しください

辞書ツール

よく利用する言い回しや単語を登録しておく機能です。

先に紹介したGoogle日本語入力ではカバーしきれない具体的な言い回しや固有名詞等はこの機能で登録しておきましょう

例えば、ビジネス用語でよく利用する

「お世話になっております。株式会社✕✕商事の◯◯です。」

という言い回し。これを登録しておけば簡易的に記載が可能です。

例えば私の場合、「おせ」と入力すると「お世話になっております。マイズインバウンド◯◯です。」という候補が出てくるので一瞬で追加する事ができます。

他にも私は下記のような単語を登録しています

※左のひらがなを入力すると、右の言い回しが入力される。

【よく利用する言い回し】

  • どうぞ   どうぞ宜しくお願い致します。
  • おせ   お世話になっております。マイズインバウンド松根です。
  • よろ   宜しくお願い致します。
  • ごよやく  ご予約頂きありがとうございます。
  • ごふめい  ご不明点ございましたらお知らせ下さいませ。
  • ごらい   ご来館心よりお待ちしております。
  • しはら   支払い済み
  • ごよや   ご予約頂き誠にありがとうございます。
  • ごりか   ご理解の程よろしくお願い致します
  • おねが   お願いできますでしょうか。

【一般情報】

  • めーる   info@myz-inbound.com
  • 098   098-894-3597
  • じゅうしょ 沖縄県那覇市久茂地1-1-1  9F
  • ゆうびん 〒900-0015
  • まいず   マイズインバウンド
  • まつ    松根一義

1日2回以上利用するような言い回しは片っ端から登録していきましょう!

音声入力

説明不要の音声文字入力。これも精度がまだまだなので完全に使えるワケではありませんが、出先でスマホから入力する際には絶大な効果を発揮します。

パソコンだとキーボードで打った方が早い方もいるでしょう。また、オフィスでモゴモゴ喋りながら入力していると怪しいやつになってしまうので、主に1人でいるスマホ入力の時にご利用ください。

スマホのフリック入力よりは圧倒的に早く入力出来ます。

同僚、ゲストへの迅速な返信が求められる場合には威力を発揮しますのでしますので覚えておきましょう。

メッセージ自動送信

この機能は主にPMS等やサイトコントローラーに搭載されている機能で

例えば下記のようなメッセージを時間指定で送信出来ます

  • 予約確定時にお礼のメッセージ
  • チェックイン1週間前にリマインド(直前キャンセル防止)
  • チェックイン前日◯時にチェックイン方法を送信
  • チェックイン当日◯時に館内詳細説明のメッセージ
  • チェックアウト前日にチェックアウト時間のリマインド
  • チェックアウト日◯日後にクチコミ記載のメッセージ

これらを全て自動化できます。

ゲスト氏名やチェックイン日、チェックイン時間、予約番号、部屋番号等、細かなゲスト個別情報も自動で挿入可能で、ゲスト個別の詳細なメッセージが作成可能です。

これらを全て手動で行っていると時間がいくらあっても足りません。

専任スタッフをおくより遥かに安価に導入できますので、もしまだ利用していない方がいれば検討してみてください。

クラウド型予約カレンダー

この機能は主にホテルタイプで必要になる機能です。

その名の通り、どのゲストを何号室に案内するのかというカレンダーです。部屋の移動もドラッグ&ドロップで簡単!

自動で部屋を移動させて最適化する機能を搭載したカレンダーもある為、必要に応じて自動化機能をオンにするのも時短になります。

当たり前過ぎて拍子抜けされた方もいらっしゃるでしょう。

この記事を読んでいる方で大手ホテルに勤務されている方は特にびっくりされるかもしれませんが、小さなホテルではこの予約カレンダーを未だにエクセルで管理していたり、紙で管理しているホテルもあるのです。

まだ導入していない施設は、予約カレンダーは是非ともご検討ください。

予約カレンダーはPMSの機能の一部である事がほとんどですが、これをインストール型で利用している施設がいらっしゃいました。それだとホテルに行ってパソコンを開かないと詳細が確認できません。

どこにいても、スマホからも確認できるクラウド型の利用をおすすめ致します。(現在ではほとんどがクラウド型ですが稀にインストール型も存在する為ご注意ください)

以上、慣れている方には当たり前過ぎる機能もあったかと思いますが、この記事を読んで一つでも導入する事が出来ればアナタの無駄時間が削減される事請け合いです!

是非ご検討くださいませ。