公開日: 2023年7月4日
最終更新日 : 2023年7月31日
これから夏の観光シーズン（7月〜9月）にかけて、沖縄へ旅行を計画される方もいらっしゃるのではないでしょうか？今回の記事では、運悪く台風と旅行日程が重なってしまった場合の重要なチェックポイントや、宿泊予約のキャンセル・変更手続きについて解説していきます。記事の最後には、ゲスト側・ホテル側のフローを予約サイト毎にまとめていますので、旅行者だけでなくホテル運営をされている方もぜひご覧ください。
航空会社のHPで運行状況を確認
台風が発生したら、まずは予約している航空会社の公式サイトから「運航の見通し」を確認しましょう。台風の影響で欠航が見込まれる便に該当する場合は、無料でキャンセルまたは変更できるケースがほとんどです。
※航空会社によってはルールが違う可能性もあるため、公式サイトにてキャンセルポリシーを必ず確認しましょう。
①飛行機→②宿泊施設→③レンタカー、アクティビティといった順で、まずは飛行機の状況を確認するのが最適です。
台風により航空便に影響が出てしまう場合は、ホテル等の予約も無料でキャンセルや変更を受け付けることがほとんどだからです。
台風が発生し、航空便が飛ぶか飛ばないか分からない状況になると、必ずカスタマーサポートの窓口は混み合います。そのため、すぐに窓口へ電話をするのではなく、まずは航空会社の公式HPから運行状況を確認しておきましょう。そして、フライトをキャンセルするのか、振替便に搭乗するのか判断することをおすすめします。
下記の通り、各航空会社の運行状況確認ページや手続きに関するリンクを記載しておりますので、いざという時にお役立てください。
＜ANA＞
＜JAL＞
＜ピーチ＞
＜ジェットスター＞
予約の変更やキャンセルは、ウェブ上での手続きが推奨されています。予定されているフライトの出発時刻までに余裕を持って手続きを行いましょう。
台風が近づくと、ウェブサイトもアクセスが殺到して変更ページがダウンしている事があります。
そんな時には、各社のアプリを使ってログインしてみてください。アプリの場合はあっさりアクセスできて変更、キャンセルもサクッと完了する事があります
宿泊先の予約キャンセル・変更手続き
次に宿泊先の予約キャンセル・変更手続きについてまとめていきます。
＜出発前＞
航空会社による欠航や振替便への変更など、旅程の変更が発生する場合は、チェックイン日前に必ず宿泊先へ連絡をしましょう。
ホテルによっては、台風とはいえ直前だとキャンセル料がかかる場合もあります。キャンセル料免除や変更に関する決定権は、予約サイトではなくホテル側にあるので、全てのホテルが台風による無料キャンセルや変更を受け入れているわけではないのです。
また、事前連絡なしに無断でキャンセル、もしくはNO SHOW（無断不泊）となる場合、全額返金の対象にならず、通常のキャンセルポリシーが適用される場合もあるので気をつけましょう。
＜出発当日＞
台風が発生しあらかじめ進路が予測できる場合は、なるべく早い段階で欠航や遅延などの連絡がくるはずです。しかし、出発直前で運航スケジュールが決まる場合もあるので、空港へ向かう前に公式サイトから運航状況を確認しておきましょう。
万が一大幅な遅延等で、レイトチェックインとなる場合など、事前にホテルのチェックイン方法を確認し、影響がないかホテルへ相談しておくことも大切です。
＜滞在中＞
台風の影響により、帰りの便に影響が出る場合もあります。事前に、航空会社の公式サイトから運航状況を確認しておき、前もって帰路の計画を立てておきましょう。
台風の影響でフライトに変更が出ると、振替便の予約が満席になり、希望のフライトで帰路につけない場合や、延泊するゲストでホテルが満室となるケースもあります。
帰りのフライトに変更がある場合は、早めにホテルへ相談をし、減泊もしくは延泊が可能か確認しましょう。
【予約サイト別解説】スムーズに予約を変更・キャンセルする方法
最後に、予約サイト別にウェブ上でスムーズに予約をキャンセルする方法をご紹介します。ホテル側の操作方法も記載していきますので、ホテル運営をされている方もぜひご覧ください。
＜Booking.comの予約キャンセル方法＞
【ゲスト】アカウントにログインします。
〜キャンセル料無料プランの場合〜
- アカウントページ右上にある「あなたのアカウント」をクリック
- 「予約」という項目をクリックし、表示された予約一覧から該当の予約を選択する
- 「予約を確認する」の箇所をクリックし、「予約キャンセル」を選択する
- キャンセルの理由を選択し、「はい」をクリック
- 日程を変更したい場合は、「日程を変更」ボタンを押して変更に進む
〜キャンセル料不可プランの場合〜
- 上記と同じ手順で③の「予約キャンセル」まで進む
- 「キャンセル料免除リクエスト」を送信する
※ ホテル側がキャンセル料の免除に同意した場合のみ、無料キャンセルが可能。
【ホテル】管理画面にログインします。
- 「予約」をクリックする
- キャンセルしたい予約を選択
- 「予約キャンセルを依頼」をクリック
- キャンセルの理由を選択
- 「送信」をクリック
その後、Booking.comが仲介に入り、ゲストにキャンセル依頼のメールが送信されます。ゲストがキャンセルの依頼を承認すると、キャンセル手続きは完了！Booking.comにキャンセル依頼をすることで、ホテル側は予約のコミッションを支払わずに済みます。
＜Airbnb＞
【ゲスト】アカウントにログインします。
- 右上のアイコンをクリックし「旅行モード」へ進む
- 右上のメニュータブから「旅行」をクリックし、キャンセルしたい予約を選択
- 「予約の詳細」を確認→下にスクロールし「サポート」まで進む
- 「予約を変更」または「予約をキャンセル」をクリック
ゲスト自身でキャンセル処理をする際、該当のキャンセルポリシー通りに返金されます。もし台風等が理由で全額返金をご希望の場合は、必ずキャンセル前にカスタマーサポートへ連絡しましょう。ホストが承認すれば、全額返金の対応も可能です。
【ホテル】
ホスト側でゲストの予約をキャンセルすると、ペナルティがかかってしまうので、ゲストの代わりにキャンセル処理をすることができません。
ゲストがカスタマーサポートに連絡した後、Airbnb→ホストへ電話もしくはメールで連絡が入ります。ホストの承諾があれば、Airbnbが仲介に入り、キャンセル処理を行ってくれるという流れです。
※日程変更希望の場合は、ゲスト・ホスト間でどちらからでも変更リクエストが送信できます。該当の予約を開き、「予約を変更する」というボタンから人数や日程の変更リクエストが可能です。
＜楽天トラベル＞
【ゲスト】具体的な手順は、下記の公式サイトの案内をご覧ください。
楽天会員の方は、こちらからログインできます。
ウェブ上で予約のキャンセルができない場合は、楽天トラベルのカスタマーサポートに問い合わせても、楽天トラベル側では操作ができません。宿泊施設へ直接連絡をし、キャンセル手続きを依頼しましょう。
予約の変更を希望する場合は、こちらをご参照ください。
台風により、最初の1泊だけキャンセルを希望する場合など、宿泊施設側でキャンセル処理が可能です。宿泊施設へ相談してみましょう。
【ホテル】管理画面にログインします。
- 管理画面の中盤にある「予約者の確認・キャンセル・変更処理」をクリック
- 予約番号や氏名を入力して、該当の予約者を検索する
- 「詳細・変更」ボタンを押す
- キャンセルしたい日程の行の「キャンセル」ボタンを押す
- キャンセル料を徴収しない場合は、0を入力
- キャンセルの理由を選択し、キャンセル確定ボタンをクリック
※全日程キャンセルの場合は、該当の日程分繰り返し同じキャンセル処理を行う
＜じゃらん＞
【ゲスト】予約の照会・変更・キャンセルより、キャンセル方法をご確認ください。
会員予約、会員登録なし、お電話での予約により、対応が異なります。
【ホテル】管理画面にログインします。
- 画面トップにある「お客様管理」から「予約者検索」を選択
- 該当の予約をクリックし、「キャンセルを設定する」に進む
- 「通常キャンセル」と「再販する」を選択し、「キャンセル料の請求・免除設定」に進む
- キャンセル料を請求するか、しないかを決め該当の箇所をクリック
スムーズな連絡のポイントまとめ
＜ゲスト＞
① まずは航空会社の公式サイトで運行状況を確認
② フライトをキャンセルもしくは変更するか決め、ウェブ上で航空券の手続きをする
③ 予約サイトからホテルへ連絡（メールもしくは電話）する
④ ホテル側の対応を確認し、自身でキャンセル・変更手続きをする
（サイト上できない場合は、ホテルもしくはカスタマーサポートへお願いする）
＜ホテル＞
① 台風シーズン前に、どの条件で無料キャンセルをするのか方針を決めておく
（例）欠航証明書があれば無料キャンセルなど
② 各予約サイトのキャンセル・変更手順をマニュアル化しておく
③ 台風により影響が出るゲストにはメッセージを一括送信し、ホテル側の対応をあらかじめ伝えておく
（例）台風によるキャンセルの場合、無料キャンセル可能
キャンセル手続きは、お客様自身で予約サイトから手続きが必要
ホテルは通常通り営業するが、停電が起こる可能性あり など
今回の記事では、台風に関するゲスト側・ホテル側の対応をまとめてみました。いかがだったでしょうか？
沖縄は特に、台風の影響を受けやすい地域ですので、台風シーズンに旅行を計画されている方は、あらかじめ台風も想定して準備していきましょう！
トルコ在住のリモートワーカー。リゾートホテル・旅行代理店勤務を経て、現在マイズインバウンド株式会社にて、無人ホテル・民泊運営代行のカスタマーサポート業務を担当。お客様の旅が快適でハッピーな思い出になるようお手伝いさせて頂きます。